Laten we het eens hebben over de stille crisis in kenniswerk.
🎯 Vergaderingen die naadloos op elkaar aansluiten.
🎯 Een PowerPoint-presentatie voor iedere ademteug.
🎯 Geen tijd om na te denken. Laat staan om te plassen of…
We hebben productiviteitstheater verheerlijkt en zijn vergeten dat we nog steeds… je weet wel… biologische wezens zijn. Zo ziet dat er in het echte leven uit:
📊 Er wordt een PowerPoint van je verwacht voor iets wat prima in een Teams-chat had gepast.
🧠 Je agenda zit vol van 9:00 tot 18:00, maar op de een of andere manier ben je ‘te laat’ als je zes minuten verdwijnt.
🕒 Teams-vergaderingen lopen rechtstreeks in elkaar over, alsof spijsvertering en daglicht niet bestaan.
Dit is geen wendbaarheid. Dit is een disfunctionerende organisatie, vermomd als lekker hard werken.
Het wordt tijd dat we van ‘de agenda regeert’ naar een agenda die voor ons werkt gaan. En ja, de tools hebben we al.
💡 Oplossingen die je VANDAAG kunt invoeren — zeker als je Microsoft 365 gebruikt
1. Maak vergaderingen standaard korter via Outlook-beleid. Gebruik blokken van 25 of 50 minuten in plaats van 30 of 60 minuten. Bouw ademruimte bewust in, niet als nagedachte.
🔗 Stel Outlook in om vergaderingen eerder te beëindigen — Microsoft-documentatie
2. Bescherm focustijd met Viva Insights. Laat je agenda je aandacht verdedigen. Viva Insights kan automatisch focustijd inplannen en helpen die te beschermen.
🔗 Stel focustijd in met Viva Insights
3. Respecteer tijdzones en lokale gewoonten. Stop met Nederlandse lunches over Spaanse siësta’s heen plannen. In Outlook kun je tijdzones naast elkaar tonen en daar verstandig rekening mee houden.
🔗 Tijdzone-instellingen in Outlook
4. Maak het delen van agenda’s tussen Microsoft 365-tenants mogelijk. Kunnen je partners je beschikbaarheid niet zien? Dan plannen ze eroverheen. Koppel de beschikbaarheid van je agenda’s tussen tenants.
🔗 Deel agendabeschikbaarheid tussen organisaties
5. Maak maandag óf vrijdag vergadervrij. Leg het vast in beleid. Ja, dat kun je organisatiebreed afspreken. Het heet ‘vergadervrije maandag’, of — je raadt het al — ‘vergadervrije vrijdag’. Het doet wonderen voor geconcentreerd werk en je geestelijke gezondheid. Probeer het eens!
🔁 Cultuur eet tools als ontbijt
Je kunt al het bovenstaande instellen. Maar als de cultuur nog steeds ‘agendaheldendom’ verheerlijkt, verandert er niets.
Dus dit is mijn voorstel:
💬 Stel vergaderingen ter discussie: ‘Kan dit ook een Teams-chat zijn, een gedeeld document of zelfs een asynchroon spraakbericht van vijf minuten?’
📅 Blokkeer tijd voor je lijf alsof die heilig is. Want dat is die ook.
🥇 Bevorder resultaten, niet aanwezigheid.
En als je leidinggeeft: begin er zelf mee!
Herkenbaar? Deel het dan gerust. Laten we productiviteit met mensen als vertrekpunt normaal maken.
En hé, als iemand de volgende keer vraagt waar je tussen twee vergaderingen was?
Zeg gewoon: ‘Het systeem opnieuw opstarten. Bedrijfskritisch.’ Of, als je het echt op de spits wilt drijven: ‘Er moest even iets 💩 gebeuren.’
#Leadership #ModernWorkplace #Microsoft365 #CalendarCulture #VivaInsights #Outlook #WorkplaceWellbeing #HumanFirst #NoMeetingFriday #NoMeetingMonday #PowerPointParanoia
Dit artikel van Thierry M. Vos is vertaald uit het Engels. Het origineel verscheen op LinkedIn. Bekijk alle artikelen.