Er is een terugkerend patroon in organisaties dat zijn eigen diagnosecode verdient:
De glimmende-toolreflex.
Iemand in de leiding herinnert zich een tool die hij ergens anders gebruikte, besluit dat die ‘best goed’ was en ineens wordt van de hele organisatie verwacht dat ze ermee gaat werken. Geen beoordeling. Geen architectuurtoets. Geen integratieplan. Geen gedachte aan de hele levenscyclus.
Gewoon: ‘Laten we het installeren.’ En daarna mag IT de gevolgen opvangen.
De vragen die niemand de moeite nam te stellen
Voordat een tool ook maar in de buurt van de omgeving komt, zijn er een paar basisvragen waar je niet omheen kunt:
- Ondersteunt hij SSO?
- Kan hij met andere systemen integreren?
- Past hij in onze architectuur?
- Werkt hij intuïtief, of moeten we mensen opleiden?
- Wie is na de installatie de eigenaar?
- Wie onderhoudt, bestuurt en ondersteunt hem?
Dat zijn geen exotische vragen. Dat is het absolute minimum.
Toch wordt de installatie behandeld als de finish. Terwijl het in werkelijkheid stap één is van een verplichting voor meerdere jaren.
De pijnlijkste waarheid: waarschijnlijk heb je al iets dat dit kan
Dit is het deel dat niemand graag toegeeft:
De meeste organisaties hebben al een tool die precies doet wat die nieuwe glimmende tool belooft.
Hij zit gewoon in het bestaande landschap. Gelicentieerd, betaald, half ingericht en genegeerd.
Waarom?
Omdat de oorspronkelijke implementatie werd afgeraffeld, te weinig middelen kreeg of halverwege is blijven liggen. Omdat niemand de levenscyclus had gepland. Omdat niemand het afmaakte.
Dus in plaats van te herstellen wat er al is, koopt iemand iets nieuws. En begint de cyclus opnieuw.
De verborgen kosten waar niemand budget voor maakt
Een tool kopen is makkelijk. Een tool installeren is makkelijk. Een tool aankondigen is makkelijk. Maar:
- hem integreren
- hem configureren
- hem beheersen
- mensen opleiden
- hem in de werkprocessen opnemen
- hem onderhouden
- adoptie meten
- de oude spullen uitfaseren
Dát is het moeilijke deel. Het deel waar niemand budget voor maakt. Het deel waar niemand eigenaar van wil zijn.
Wil je kwaliteit, verdubbel dan de tijd en verdrievoudig de kosten. Of verdubbel de kosten en verdrievoudig de tijd. Alles daaronder is wensdenken.
Het kerkhof van vergeten tools
Iedere organisatie heeft er een. Een stoffige gereedschapskist vol:
- tools waarvan niemand weet dat ze bestaan
- tools waarvan niemand weet hoe je ze gebruikt
- tools die overlappen met drie andere
- tools die ‘tijdelijk’ zijn geïnstalleerd
- tools die nooit verder zijn gekomen dan het inlogscherm
Iedere tool voegt wrijving, risico en mentale belasting toe.
En iedere tool herinnert ons aan gebrekkige planning.
Vergeet de 7 — of 8 — P’s niet
Afhankelijk van welke versie je kent:
Proper Prior Planning (and Preparation) Prevents Piss Poor Performance.
Oftewel: goed plannen en voorbereiden voorkomt belabberde prestaties. Welke versie je ook kiest, de boodschap is hetzelfde:
Als je niet plant, betaal je. In tijd, geld, kwaliteit en geloofwaardigheid.
Stop met kwaliteit opofferen voor gemak
Wil je een nieuwe tool introduceren? Neem dan verantwoordelijkheid voor de hele levenscyclus:
- Beoordeel hem goed
- Integreer hem goed
- Documenteer hem goed
- Leid mensen goed op
- Onderhoud hem goed
Doe je dat niet, installeer hem dan niet. Stel hem niet voor. Gooi niet nog een halfbakken, niet-ondersteunde, niet-geïntegreerde en ongebruikte tool op de stapel.
Je mensen — en je budget — zullen je dankbaar zijn.
Dit artikel van Thierry M. Vos is vertaald uit het Engels. Het origineel verscheen op LinkedIn. Bekijk alle artikelen.